· Equipo Factosys · Inteligencia artificial · 2 min de lectura
Tu empresa tiene información en PDF y Excel: cómo consultarla con IA
Una guía para buscar en manuales, políticas y catálogos propios, con fuentes, permisos y documentos actualizados.
«¿Dónde está la política de cambios?» puede consumir más tiempo del que parece cuando la respuesta vive entre carpetas, PDFs y hojas de cálculo. Un asistente documental puede ayudar, siempre que primero se ordene qué información está vigente y quién puede verla.
Qué significa consultar documentos con IA
El enfoque RAG recupera fragmentos relevantes de fuentes externas para dar contexto a un modelo. No equivale a entrenar desde cero un modelo con todos tus archivos. Puedes consultar la explicación técnica de n8n.
La utilidad para el usuario debería ser concreta: recibir una respuesta y poder abrir el documento que la respalda. Si dos versiones se contradicen, el sistema necesita una forma de reconocer cuál está aprobada.
Empieza por una colección pequeña
Proponemos un primer alcance de manuales o preguntas frecuentes de un área. Evita reunir todos los documentos de la empresa en una sola carpeta sin revisar accesos.
Prepara un registro con:
- Nombre y propietario del documento.
- Fecha de vigencia y versión.
- Público permitido: ventas, operaciones o administración.
- Enlace al original.
- Regla para retirar documentos sustituidos.
Un PDF escaneado también puede requerir reconocimiento de texto. Una tabla con columnas ambiguas necesitará explicación del significado de sus campos antes de que una respuesta sea útil.
Ejemplo de consulta interna
En un ejemplo hipotético, un vendedor pregunta qué incluye la instalación de un equipo. El asistente encuentra la ficha vigente, resume las condiciones y enlaza la sección correspondiente. Si el documento no cubre obras civiles, debería señalar la ausencia de información en lugar de completar la oferta por intuición.
Los precios negociados y el stock cambiante merecen una consulta al sistema operativo. No conviertas un archivo histórico en la fuente de disponibilidad del día.
Cómo evaluar el resultado
Prepara preguntas con respuesta conocida y otras que no puedan resolverse con los documentos. Comprueba:
- Si la respuesta coincide con la fuente.
- Si la referencia realmente sostiene lo explicado.
- Si reconoce cuándo no encuentra información.
- Si respeta los permisos del usuario.
- Si deja de mostrar una versión retirada.
Repite estas pruebas cuando cambie la colección. Añadir más archivos no es una mejora automática: también puede introducir duplicados y contradicciones.
Puedes conectar esta iniciativa con integraciones empresariales o con extracción de datos de facturas.
